Projekat - RFPIO ISO 9001:2015 tranzicija

RFPIO  ISO 9001:2015 tranzicija

Tranzicija QMS sistema Republičkog fonda penzionog i invalidskog osiguranja (RFPIO) izvršena je u dogovoru sa SGS u planiranom terminu Maj 2017.

RFPIO je jo 2013 i 2014 započeo prilagođavanje sistema menadžmenta prema zahtevima ISO 9001 i ISO 27001.

Prva priprema, pre inicijalne sertifikacije, je trajala skoro dve godine i podrazumevala je detaljne aktivnosti koje su uključivale:
1.Formiranje organizacione strukture sistema
      Saveta
      Predstavnika rukovodstva za kvalitet - PRK i predstavnika rukovodstva za bezbednost - PRB
      Operativni tim koji vodi sa konsultantima realizaciju projekta
      10 radnih timova za oblasti, elemente oba sistema QMS i ISMS
      Lokalne koordinatore za kvalitet LKK i lokalne koordinatore za bezbednost informacija
     Tim za interne provere od preko 80 obučenih proverivača
2. Rad formiranih timova i radnih grupa za analiziranju procesa i aktivnosti i dokumentovanju istih u okviru programiranog koncepta kontrole dokumenata, od preko 18 meseci rada
3. Priprema posebnog pripremljnog aplikativnog rešenja za elektronsku kontroolu i distribuciju dokumenata u SharePoint platformi (ova aplikacija je 2014 dobila i nagradu Discobolus Informatičkog saveta Srbije
4.Obuke svih struktura pri čemu je od strane konsultanata obučeno preko 600 a od strane LKK i LKB svih 3.600 zaposlenih.

Koncept izgradnja sistema je bila integracija Poslovnika na platformi PAS 99 i nacrta standarda ISO 27001:2013.
Prvi sertifkati su dobijeni u Aprilu 2014 godine a 2015 izvršen je prelazak na novu verziju ISO 27001:2013. Oba sistema su sertifikovana bez utvrđenih neusaglašenosti u sistemu i sa odreženim preporukama za unapreženja od strane SGS ocenjivačkih timova.
Tada je izmenama u sistemu stvorena platforma za kasniju tranziciju i ISO 9001:2015.

Konsultant je predložio strategije tranzicionog programa koja se zasnivala na:

1. Koncepcija se zasniva na dogradnji postojećeg integrisanog sistema sa izmenjenim elementima sistema menadžmenta kvaliteta , koje zahteva izmena ISO 9001 i integraciji u sve delove sistema (integrisane i pojedinačne).
2. Osnovni kostur i struktura sistema se pokazala u praksi uspešno primenljiva i neće biti strukturno i organizaciono menjana u okviru ove tranzicije
3. Sve osnovni elementi menadžment sistema ostaju isti podrazumevajući procesnu, organizacionu, upravljačku i dokumentacionu strukturu sistema.
4. Sistem se žiri u svojoj dubini primene obuhvatajući proširenje odnosa zainteresovanim stranama razgraničenjima zahteva i očekivanja kada god je to izvodljivo u praksi odnosa sa svakom od zainteresovanih strana pojedinačno i proširenjem procesa upravljanja rizicima u okviru koncepta RTB - „razmišljanja na bazi rizika“ sa finansijske sfere analize i ISMS sistema bezbednosti informacija na ukupno poslovanje i sve procese koji su identifikovani u okviru integrisanog sistema.
5. Zadržava se Poslovnik kao osnovna dokumentovana informacija koja integriše i prikazuje sve elemente sistema i upravljanje njima.
6. Uvođenje koncepta RBT u Politiku kvaliteta i praksu kontrole operacija Fonda, i povezivanja sa zainteresovanim stranama i rizicima koji odatle mogu da nastanu
7. Proširenje postojećeg Konteksta ISMS sistema ubacivanjem elemenata kvaliteta i pretvaranja i integrisani sadržaj u Poslovniku
8. Predmet i obim sistema proširiti sa opisivanjem detalja koje zahteva nova verzija standarda
9. Proces Risk Menadžmenta - RM prebaciti u grupu Upravljačkih procesa
10. Koncept upravljanja procesa dopuniti zahtevima tačke 4.4 u detaljima analize procesa u okviru Kataloga procesa
11. Dopuna odgovornosti rukovodstva sa elementima 5.1 u kojima se zahteva krajnja odgovornost rukovodstva – preispitivanje odgovornosti na nivou Najviše rukovodstvo, Operativni tim, rukovodioci sektora i Filijala
12. Postupke planiranja u procedurama proširiti sa naglaskom na operativno planiranje uz uključenje elementa RM u okviru već pripremljenih pravila za RM
13. Izbaciti koncept preventivnih mera iz sistema i dokumenata – Poslovnika i Procedura
14. U okviru kontrole dokumenata uvesti termin „dokumentovana dokumentacija“ i podelu na još jednu kategoriju „upotrebna vrednost“
a. na dokumenta koja koriste za opisivanje funkcionisanja elementa sistema
b. na dokumenta koja prikazuju rezultate ostvarenja elementa sistema
15. Elemente Upravljanja znanjem u okviru zahteva 7.1.6 standarda, uključiti u sistem i opisati u Poslovniku a u praksi snaženje primene planiranja podizanja kompetentnosti zaposlenih u okviru svih predviđenih aktivnosti i formiranje „baze znanja“ Fonda razvojem specijalizovanih aplikacija u okviru postojećeg DMS sharepoint sistema.
16. Postojeći sistem BSM u okviru ISMS – kontinuiteta poslovanja povezati sa zahtevima ISO 9001 za kontrolu izmena sistema 8.5.6 zahteva, koji obuhvataju ne planirane izmene sistema.
Program tranzicije pripremao se 5 meseci i uspešna tranzicija je završena u okviru reocenjivanja ova sistema u toku Maja 2017, takođe bez utvrđenih neusaglašenosti, sa preporukama i pohvalama na ostvarenom unapređenju i operativnim rešenjima na zahtevane izmene novih verzja standarda.

Kontakt